Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 14.08.2026

1. Cine prelucrează datele

Operatorul datelor este CIPAUTO SRL, IDNO 1010600012676, cu sediul juridic în mun. Chișinău, str. Petru Zadnipru 19/1, ap. 59.

Menționarea responsabilului intern nu înseamnă desemnarea formală a unui responsabil cu protecția datelor (DPO) în sensul legii.

Pentru prelucrările efectuate până la 22.08.2026 se aplică cadrul juridic în vigoare la data respectivă, inclusiv Legea nr. 133/2011. Începând cu 23.08.2026, politica reflectă Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, care transpune prevederi ale Regulamentului (UE) 2016/679.

2. Cui se aplică și când colectăm date

Politica se aplică:

• vizitatorilor site-ului;
• persoanelor care solicită o ofertă ori informații;
• clienților, cumpărătorilor și persoanelor care oferă un vehicul în trade-in;
• persoanelor care solicită un vehicul aflat în drum ori la comandă;
• persoanelor care efectuează un test drive;
• persoanelor care solicită credit sau leasing;
• persoanelor care depun o reclamație sau exercită un drept;
• candidaților la angajare;
• furnizorilor persoane fizice;
• administratorilor, reprezentanților, contabililor, șoferilor și persoanelor de contact ale clienților sau furnizorilor persoane juridice.

Colectăm date când persoana vizitează site-ul, caută în catalog, ne contactează, completează un formular, trimite detalii despre un vehicul, solicită o consultație, un automobil la comandă, o evaluare, finanțare, rezervare, test drive sau cumpărare, vizitează showroomul, comunică prin telefon ori mesagerie, răspunde unei campanii sau depune o candidatură.

Politica acoperă datele colectate prin:

• site-ul autooutlet.md și formularele sale;
• telefon și, dacă este activată, înregistrarea apelurilor;
• e-mail, WhatsApp, Viber și alte canale de mesagerie folosite oficial;
• paginile AutoOutlet de pe rețele sociale și formularele de tip lead;
• platforme de anunțuri, dacă sunt utilizate;
• vizitele la showroomul AutoOutlet;
• test drive, rezervare, cumpărare, garanție și reclamații;
• trade-in și serviciul „auto la comandă”;
• solicitările de credit sau leasing;
• supravegherea video;
• recrutare.

3. Date, scopuri, temeiuri și perioade

Perioadele pot fi scurtate când datele nu mai sunt necesare. Ele pot fi prelungite numai dacă o obligație legală, o investigație, un litigiu sau apărarea unui drept justifică acest lucru. La expirarea termenului aplicabil, datele sunt șterse sau anonimizate din sistemele operaționale conform procedurii aprobate. Copiile existente în sistemele de backup sunt protejate împotriva reutilizării curente și sunt eliminate prin ciclul documentat de rotație. Datele izolate pentru un incident, o investigație sau un litigiu sunt accesibile numai persoanelor autorizate.

4. Sursa datelor

Datele sunt obținute:

• direct de la persoană;
• de la cineva autorizat de aceasta;
• prin site, telefon, mesagerie sau vizite;
• din formulare și mesaje transmise pe rețele sociale;
• de pe platforme de anunțuri unde persoana solicită contactul;
• de la instituția financiară ori partenerul selectat, când este necesar;
• din registre sau servicii legale de verificare a vehiculului;
• din surse publice, numai în limitele scopului și ale așteptărilor rezonabile.

Pentru un vehicul importat sau la comandă, AutoOutlet nu transmite vânzătorului extern, transportatorului ori intermediarului date de identificare ale clientului dacă operațiunea poate fi realizată fără ele. Când o transmitere este necesară, persoana este informată despre destinatar, date, scop și transferul internațional aplicabil.

Când datele nu sunt obținute direct și legea impune informarea, AutoOutlet comunică persoanei sursa, categoriile de date și informațiile relevante în termenul legal.

5. Apelurile

Anumite apeluri pot fi înregistrate pentru calitate, soluționarea neînțelegerilor și securitate. Înainte de începerea înregistrării, apelantul este informat prin mesaj vocal despre înregistrare, scop, posibilitatea de a continua printr-un canal neînregistrat și locul unde poate consulta politica.

Accesul la înregistrări este limitat la persoanele autorizate. Înregistrările nu sunt folosite pentru alte scopuri incompatibile și sunt păstrate cel mult trei luni, exceptând cazurile în care sunt izolate pentru un incident, o reclamație sau un litigiu.

6. Finanțarea și istoricul de credit

AutoOutlet transmite un dosar numai instituției financiare comunicate și alese de client. Fiecare finanțator prelucrează datele potrivit propriei informări și poate avea calitatea de operator independent.

Consultarea biroului istoriilor de credit și transmiterea informațiilor reglementate de Legea nr. 122/2008 privind birourile istoriilor de credit se fac numai în condițiile legii și, dacă este necesar, în baza unui acord distinct.

AutoOutlet nu ia decizii exclusiv automate care produc efecte juridice privind acordarea finanțării. Finanțatorul poate utiliza propriile procese de scoring și trebuie să informeze persoana despre acestea.

7. Marketing și publicitate online

Comunicările de marketing prin e-mail, SMS, telefon, WhatsApp sau Viber sunt trimise numai în baza unui consimțământ valabil ori a unei alte excepții permise expres de lege.

Consimțământul pentru marketing este separat de contract, finanțare și alte servicii. El poate fi retras gratuit oricând, prin metoda indicată în mesaj sau contactând AutoOutlet. Opoziția este aplicată fără întârzieri nejustificate, iar datele minime pot fi păstrate pe o listă de excludere pentru a respecta alegerea.

Preferințele sunt înregistrate separat după:

• marcă: AutoOutlet sau CipAuto;
• scop: oferte, evenimente ori sondaje;
• canal: telefon, e-mail, SMS, WhatsApp sau Viber;
• data și versiunea textului prezentat;
• acord, retragere sau opoziție.

Refuzul ori retragerea marketingului nu oprește confirmările de programare, informațiile despre oferta solicitată, rezervare, finanțare sau contract, comunicările privind garanția și răspunsurile la reclamații.

Măsurarea campaniilor și publicitatea personalizată online sunt activate numai în condițiile declarate. Tehnologiile care rulează în browser sunt descrise în centrul „Setări cookie-uri”. Transmisiile server-side active, inclusiv evenimentele de conversie, sunt evidențiate separat în inventarul tehnic și în prezenta politică, deoarece nu toate utilizează cookie-uri pe dispozitivul persoanei.

8. AutoOutlet și CipAuto

AutoOutlet și CipAuto sunt mărci ale aceleiași persoane juridice, CIPAUTO SRL. Accesul la date în cadrul echipelor AutoOutlet și CipAuto este acordat individual, în funcție de rol, atribuții și necesitatea accesului. Existența aceleiași persoane juridice nu oferă automat tuturor angajaților acces la bazele de date ale ambelor mărci.

Datele unei persoane care a contactat AutoOutlet nu sunt folosite automat pentru marketingul CipAuto. O astfel de comunicare necesită același temei legal și respectarea preferințelor persoanei.

O opțiune de marketing exprimată pentru AutoOutlet nu este considerată automat valabilă pentru CipAuto.

9. Destinatarii datelor

În funcție de serviciul solicitat, datele pot fi accesate sau primite de:

• angajații și colaboratorii autorizați ai CIPAUTO SRL;
• furnizorii de găzduire, mentenanță web, securitate și copii de siguranță;
• furnizorul CRM utilizat efectiv pentru gestionarea solicitării, inclusiv Bitrix24 atunci când datele sunt înregistrate în această platformă;
• furnizorii de e-mail, telefonie, call-center și mesagerie;
• Google, Meta și alți furnizori digitali, numai pentru serviciile activate legal;
• platforme de anunțuri și rețele sociale, dacă persoana interacționează prin ele;
• instituția de credit sau leasing selectată de client;
• furnizorii de verificare a istoricului vehiculului;
• transportatorii, brokerii vamali, prestatorii de omologare/înmatriculare, inspecție și service, numai în limita necesară operațiunii;
• prestatorii de contabilitate, consultanță juridică, audit, reparații ori servicii CCTV, în limitele necesare;
• autoritățile, instanțele, executorii sau asigurătorii, când legea ori un incident justifică transmiterea.

Furnizorii care prelucrează date în numele AutoOutlet primesc acces numai în limita serviciului contractat și sunt supuși cerințelor de confidențialitate și securitate. Accesul tehnic, conturile de suport, locațiile de stocare, subprocesatorii și posibilitatea de ștergere sau returnare a datelor sunt verificate și documentate pentru fiecare furnizor relevant. Destinatarii care stabilesc propriile scopuri, precum instituțiile financiare sau anumite platforme, sunt operatori independenți.

AutoOutlet nu vinde datele personale.

10. Transferuri în alte state

Unii furnizori de servicii digitale pot prelucra date în alte state. Transferul se efectuează numai după documentarea rolului furnizorului și a mecanismului permis de Legea nr. 195/2024 și de actele emise de Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal, inclusiv o decizie de adecvare, clauze contractuale aprobate, reguli corporatiste obligatorii ori o derogare aplicabilă.

La cerere, persoana poate obține informații despre mecanismul utilizat și, în limitele legii, o copie a garanțiilor relevante.

11. Ce se întâmplă dacă datele nu sunt furnizate

Datele marcate drept necesare sunt cerute numai când fără ele AutoOutlet nu poate răspunde solicitării, identifica vehiculul, pregăti oferta, verifica dreptul de a conduce, încheia contractul, îndeplini o obligație legală sau transmite dosarul finanțatorului ales.

Refuzul de a furniza date opționale nu împiedică serviciul de bază. Refuzul marketingului nu influențează oferta, evaluarea, test drive-ul, finanțarea sau cumpărarea. Refuzul documentelor cerute legal ori contractual poate împiedica operațiunea respectivă, iar motivul este explicat persoanei.

12. Profilare și decizii automate

AutoOutlet nu ia decizii exclusiv automate care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra persoanei. Finanțatorii pot utiliza propriile procese de scoring și trebuie să informeze persoana potrivit politicilor lor.

Analiza statistică a performanței campaniilor nu trebuie prezentată drept profilare individuală. AutoOutlet nu declară utilizarea profilării prin inteligență artificială, recomandări automate sau combinarea comportamentului online cu identitatea clientului înainte ca un asemenea proces să fie inventariat, evaluat și comunicat separat.

13. Securitatea datelor

AutoOutlet aplică măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu natura datelor, sistemele utilizate și riscurile identificate. Măsurile sunt documentate, verificate și revizuite periodic, fără ca prezenta politică să dezvăluie detalii care ar putea reduce securitatea sistemelor.

Accesul la date este acordat numai personalului și furnizorilor autorizați, în limita atribuțiilor și a necesității. Incidentele de securitate sunt înregistrate, evaluate și limitate potrivit procedurii interne, iar notificările prevăzute de lege sunt analizate de persoanele responsabile.

14. Drepturile persoanei

În condițiile legii, persoana poate solicita:

• acces la date și o copie a acestora;
• rectificarea datelor inexacte;
• ștergerea datelor;
• restricționarea prelucrării;
• portabilitatea datelor;
• opoziția la prelucrarea bazată pe interes legitim;
• opoziția oricând la marketing direct;
• retragerea consimțământului, fără afectarea prelucrării anterioare;
• intervenție umană și contestarea unei decizii exclusiv automate, dacă ar exista;
• informații despre sursa datelor și despre transferurile internaționale.

Cererea poate fi transmisă la [email protected]. Pentru protecția persoanei, AutoOutlet poate solicita informații rezonabile de verificare a identității, fără a colecta mai multe date decât este necesar.

Nu transmiteți prin e-mail copii ale actelor de identitate, date financiare sau alte documente sensibile. Dacă asemenea documente sunt necesare pentru verificarea identității, AutoOutlet va comunica separat modalitatea securizată de transmitere.

Răspunsul se oferă, de regulă, în cel mult o lună. Pentru o cerere complexă sau mai multe cereri, termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni, iar persoana este informată despre prelungire și motiv în prima lună.

Exercitarea drepturilor este gratuită, cu excepțiile permise de lege pentru cereri vădit nefondate sau excesive.

15. Plângerea la autoritatea de supraveghere

Persoana poate depune o plângere la:

Persoana își păstrează și dreptul la o cale de atac în instanță.

16. Copiii

Serviciile AutoOutlet nu sunt adresate direct persoanelor sub 18 ani. Dacă identificăm date colectate nejustificat de la un minor, le ștergem sau solicităm intervenția reprezentantului legal, după caz. O tranzacție care implică un minor este gestionată numai în condițiile legii.

17. Modificarea politicii

AutoOutlet poate actualiza politica atunci când se schimbă legea, procesele, furnizorii sau tehnologia. Versiunea și data intrării în vigoare sunt afișate la început. Modificările importante sunt comunicate prin site sau, când este adecvat, direct persoanelor afectate. Versiunile anterioare sunt arhivate.

18. Exercitarea drepturilor, preferințe și informări pentru formulare

Toate informațiile din această secțiune fac parte din prezenta Politică de confidențialitate. Nu este necesară crearea unor pagini publice suplimentare. În subsolul site-ului se păstrează numai legăturile către Termeni și condiții, Politica privind modulele cookie și Politica de confidențialitate, împreună cu butonul pentru setările cookie.

18.1. Solicitări privind drepturile persoanei

Cererile privind datele personale se transmit la [email protected]. Dacă site-ul folosește un formular general de contact, persoana poate indica în subiect „Protecția datelor”, iar solicitarea este direcționată responsabilului desemnat.

Formularul solicită numai:

• dreptul exercitat;
• marca vizată: AutoOutlet sau CipAuto;
• canalul prin care persoana a interacționat anterior;
• numele și un mijloc de contact;
• descrierea solicitării;
• perioada ori vehiculul relevant, dacă ajută identificarea.

Nu se solicită implicit copia actului de identitate. Dacă verificarea suplimentară este necesară, AutoOutlet comunică separat o metodă sigură.

18.2. Preferințe de comunicare

Preferințele pot fi modificate prin linkul de dezabonare, atunci când acesta este disponibil, sau printr-o cerere la [email protected]. Orice mecanism tehnic implementat trebuie să permită alegeri separate astfel:

Va exista și opțiunea: „Nu doresc marketing de la CIPAUTO SRL”. Aceasta nu oprește mesajele necesare unei solicitări, programări, rezervări, finanțări, garanții sau reclamații.

18.3. Text pentru formularul de contact sau cerere de ofertă

CIPAUTO SRL utilizează numele, telefonul, e-mailul, vehiculul de interes și mesajul pentru a răspunde solicitării și a pregăti oferta cerută. Temeiul este efectuarea demersurilor la solicitarea dumneavoastră și interesul legitim de a administra cererea. Datele unei solicitări nefinalizate sunt păstrate până la 12 luni. Detalii: Politica de confidențialitate.

• Confirmare informativă: „Am luat cunoștință de informarea privind prelucrarea datelor.”
• Marketing opțional, separat și nebifat: „Doresc să primesc oferte AutoOutlet prin [telefon / e-mail / SMS / WhatsApp-Viber]. Pot retrage opțiunea oricând.”

Această confirmare nu se formulează „sunt de acord cu prelucrarea datelor”, deoarece prelucrarea necesară răspunsului nu se bazează artificial pe consimțământ. Formularul poate fi trimis și fără bifarea marketingului.

18.4. Text pentru formularul Trade-in

CIPAUTO SRL prelucrează numele, telefonul, marca, modelul, anul, kilometrajul, starea și detaliile opționale ale vehiculului pentru evaluarea preliminară și pregătirea unei posibile tranzacții trade-in. Estimarea online nu este oferta finală. Datele unei solicitări nefinalizate sunt păstrate până la 12 luni. Nu transmiteți acte de identitate sau documente care nu sunt solicitate. Detalii: Politica de confidențialitate.

Dacă ulterior este necesară o fotografie, un act sau un link către un anunț, AutoOutlet indică scopul și canalul de transmitere. Materialul nu este republicat ori folosit pentru marketing fără un temei separat.

18.5. Text pentru test drive

CIPAUTO SRL prelucrează datele de identificare și contact, confirmarea permisului de conducere, vehiculul și intervalul programării pentru organizarea test drive-ului și siguranța persoanelor și bunurilor. Actele sunt verificate; copierea lor are loc numai dacă este necesară și după informare. Datele sunt păstrate, de regulă, până la 12 luni, iar cele privind un incident pe durata necesară soluționării.

18.6. Text pentru finanțare

Datele și documentele pentru credit sau leasing sunt pregătite și transmise numai instituției ori instituțiilor pe care le selectați. Înainte de transmitere vă comunicăm identitatea finanțatorului, politica sa de confidențialitate și documentele necesare. Finanțatorul decide aprobarea și poate acționa ca operator independent. Acceptarea marketingului nu este obligatorie pentru transmiterea cererii.

Lângă selectorul finanțatorului se afișează numele și linkul politicii fiecărei instituții. Nu se folosește o căsuță generală care autorizează transmiterea către toți partenerii.

18.7. Text pentru rezervare și cumpărare

CIPAUTO SRL prelucrează datele de identificare, contact, contract, plată și vehicul pentru pregătirea rezervării, încheierea și executarea contractului, predarea automobilului, garanție și obligațiile fiscale sau contabile. Datele obligatorii sunt indicate în documentele contractuale și sunt păstrate potrivit termenelor legale și de apărare a drepturilor.

18.8. Text pentru vehicul în drum sau la comandă

CIPAUTO SRL utilizează datele de contact, criteriile și configurația vehiculului, bugetul, oferta, avansul și comunicările logistice pentru identificarea, rezervarea, importul și predarea automobilului solicitat. Vânzătorului extern, transportatorului sau intermediarului i se transmit numai datele strict necesare. Termenul de livrare este estimativ dacă documentul individual nu prevede expres altfel. Detalii: Politica de confidențialitate și Condițiile de ofertare.

18.9. Text pentru Meta Lead Ads, rețele sociale și mesagerie

Dacă solicitați contactarea prin Meta, Instagram, TikTok, Telegram, WhatsApp, Viber, o platformă de anunțuri sau alt canal oficial, CIPAUTO SRL primește datele și mesajul transmis pentru a răspunde solicitării. Platforma respectivă prelucrează separat datele potrivit propriei politici. AutoOutlet înregistrează sursa solicitării în CRM și nu transformă automat cererea într-un consimțământ pentru marketing.

18.10. Text pentru sesizări și reclamații

Datele din sesizare sunt folosite exclusiv pentru înregistrare, investigare, răspuns și apărarea drepturilor. Formularul nu conține opțiuni de marketing. Documentele se atașează numai dacă sunt relevante; datele terților care nu sunt necesare trebuie mascate.

Formularul va include: număr de înregistrare, locație, vehicul, natura problemei, descriere, documente opționale și canalul preferat pentru răspuns.

18.11. Informarea reprezentanților persoanelor juridice

CIPAUTO SRL prelucrează numele, funcția, datele profesionale de contact, împuternicirea, semnătura și informațiile privind operațiunea pentru comunicarea și executarea relației cu organizația pe care o reprezentați, verificarea autorității de reprezentare, facturare și îndeplinirea obligațiilor legale. Datele pot proveni de la dumneavoastră, de la organizație sau din registre publice. Protecția datelor se aplică persoanei fizice chiar dacă tranzacția este încheiată cu o persoană juridică.

18.12. Informarea candidaților

CIPAUTO SRL utilizează datele din CV, corespondență și interviu pentru evaluarea candidaturii și organizarea recrutării. Datele sunt păstrate până la șase luni de la încheierea procesului. Păstrarea pentru oportunități viitoare necesită o opțiune separată, cu termen comunicat. Nu solicitați și nu transmiteți informații care nu sunt relevante pentru postul vizat.

18.13. Declarația publică de securitate

CIPAUTO SRL aplică măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu natura datelor, sistemele utilizate și riscurile identificate. Accesul este acordat numai persoanelor și furnizorilor autorizați, în limita atribuțiilor. Măsurile sunt documentate, verificate și revizuite, fără publicarea detaliilor care ar putea reduce securitatea sistemelor.

Nu se publică denumiri de certificări, tehnologii ori controale precum ISO 27001, SIEM, IDS/IPS, criptare integrală, monitorizare permanentă sau teste periodice dacă nu există dovezi.

19. Supravegherea video (CCTV)

19.1. Informarea completă

CIPAUTO SRL utilizează sisteme de supraveghere video în zonele semnalizate ale punctului de activitate AutoOutlet din Calea Orheiului 117, mun. Chișinău.

Operator și contact

Scop și temei

Camerele sunt utilizate pentru securitatea persoanelor, autovehiculelor, bunurilor și spațiilor, precum și pentru investigarea incidentelor. Temeiul juridic este interesul legitim al CIPAUTO SRL și al persoanelor aflate în incintă de a preveni și documenta fapte prejudiciabile.

Camerele nu sunt amplasate în spații în care persoanele au o așteptare ridicată de intimitate. Sistemul captează numai imagini. Funcțiile de înregistrare audio, recunoaștere facială și profilare sunt dezactivate. Imaginile nu sunt utilizate pentru monitorizarea generală a performanței angajaților.

Date și acces

Sunt prelucrate imaginea persoanei, data, ora, zona și informațiile vizuale despre un eventual incident. Accesul este permis numai persoanelor autorizate, pe bază de rol și necesitate.

Imaginile pot fi comunicate poliției, instanțelor, asigurătorilor, avocaților sau prestatorului tehnic numai atunci când există un temei și în limita necesară. Prestatorul tehnic nu poate utiliza imaginile în scop propriu.

Durata

Înregistrările sunt păstrate maximum 30 de zile și sunt apoi suprascrise sau șterse automat. Configurația termenului este verificată separat pentru fiecare recorder și zonă. Secvențele aferente unui incident pot fi extrase într-un spațiu protejat și păstrate până la soluționarea investigației, reclamației sau litigiului. Extragerea consemnează motivul, persoana care a efectuat-o, destinatarii și termenul aplicabil.

Drepturile persoanei

Persoana poate solicita acces, restricționare, ștergere sau se poate opune prelucrării, în condițiile legii. Dreptul de acces poate fi limitat pentru protejarea altor persoane, a investigației ori a securității sistemului; în acest caz pot fi folosite mascarea sau vizualizarea controlată.

Cererea trebuie să indice, pe cât posibil, locul, data și intervalul orar pentru identificarea secvenței. Poate fi transmisă la [email protected]. Nu transmiteți prin e-mail copii ale actelor de identitate, date financiare sau alte documente sensibile. Dacă asemenea documente sunt necesare pentru verificare, AutoOutlet va comunica separat modalitatea securizată de transmitere.

19.2. Text scurt pentru marcajul CCTV

Marcajul se amplasează vizibil înainte de intrarea în zona monitorizată.

Site: autooutlet.md. Operator: CIPAUTO SRL, IDNO 1010600012676. Pentru orice solicitare privind datele personale ne puteți scrie la [email protected].